انواع کاربرگ حسابداری و نحوه تهیه هر کدام

تهیه کاربرگ یکی از مهم ترین کارهایی است که حسابداران باید انجام دهند. کاربرگ ها، کاربردهای زیادی دارند و تهیه کردن آنها به صورت درست و اصولی اهمیت زیادی دارد. اگر نمی دانید کاربرگ حسابداری چیست، انواع آن چیست و چگونه تهیه می شود ادامه این مقاله را مطالعه کنید.

کاربرگ حسابداری چیست؟

کاربرگ های حسابداری، فرم های پیش نویسی هستند که با توجه به نیازهای شرکت تهیه می شوند. در این کاربرگ ها چندین ستون به چشم می خورد. در داخل این ستون ها اطلاعات حسابداری آن شرکت یا مجموعه تولیدی درج می شود.

نکته ای که می بایست به آن توجه و دقت داشت این است که کاربرگ ها را نباید جایگزینی برای صورت هالی مالی دانست. آنها از نظر مدارک رسمی حسابداری، مدارک به شمار نمی روند و در واقع نوعی چرک نویس هستند که حسابداران برای اهداف مشخصی آنها را تهیه می کنند. اطلاعاتی که نیاز است در کاربرگ ها ثبت شود با مداد نوشته می شود. به این شکل، اگر قرار باشد تغییری در اطلاعات درج شده صورت گیرد، بدون هیچ مشکلی می توان آن را پاک و اصلاح کرد.

نام ستون‌های کاربرگ

در ستون های کاربرگ، اطلاعات متفاوتی به شرح زیر درج می شود:

• نام حساب

اطلاعاتی که در ستون نام حساب درج می شود اطلاعات همه حساب هایی است که سازمان و شرکت با آنها سروکار دارد. حساب ها شامل بدهی، درآمد، هزینه ها و حقوق صاحبان سهام هستند.

• اصلاحات

یکی از نکاتی که در ستون اصلاحات از اهمیت زیادی برخوردار است، یکی شدن و برابر شدن ستون بدهکار و بستانکار است. اصلاحات انجام شده در ثبت دفاتر، در این ستون درج می شود.

• تراز آزمایشی

در تراز آزمایشی، دو قسمت بستانکار و بدهکار داریم که در آنها موجودی حساب ها در دفتر کل ثبت می شود. با بررسی که در نهایت به عمل می آید عدد قرار گرفته زیر ستون بدهکار و بستانکار می بایست برابر باشد.

• سود و زیان

در ستون مربوط به سود و زیان، سود و زیان سازمان درج می شود. این قسمت نیز شامل دو بخش بدهکار و بستانکار است. در قسمت بدهکار، حساب هزینه ها و در قسمت بستانکار، مجموعه مانده حساب درآمد ثبت می شود. اعداد به دست آمده از بستانکار و بدهکار اطلاعات خوبی به حسابدار می‌دهند.

اگر بستانکار یک مجموعه از بدهکاری آن بیشتر بود به این معناست که آن مجموعه، سودده بوده و در صورتی که بدهکاری بیشتر از بستانکاری باشد به این معناست که مجموعه مورد نظر، زیان ده بوده است. معمولا، بدهکاری را از بستانکاری کم می کنند تا متوجه شوند که سازمان چقدر سود کرده و چقدر ضرر.

• ترازنامه

یکی از آخرین ستون هایی که در کاربرگ ها مشاهده می شود، ترازنامه است. در این ستون، نیز دو بخش بدهکار و بستانکار داریم که در قسمت بستانکار، بدهی و سرمایه و در قسمت بدهکار، اطلاعات مربوط به دارایی و برداشت ها ثبت می شود.
خوب است بدانید که حسابداران از کاربرگ ها استفاده می کنند تا مغایرت ها و اشتباهاتی را که در صورت های مالی وجود دارد پیدا کنند. حسابداران، کاربرگ ها را با مدارک و مستندات موجود مطابقت می دهند و به این شکل به وجود مغایرت های مالی پی می برند.

مزیت تهیه کاربرگ

بعد از آنکه گفتیم کاربرگ ها نوعی چرک نویس هستند سوالی که ممکن است در اینجا برای برخی ها پیش آید این است که این کاربرگ ها چه مزیت هایی را فراهم می کنند. مزیت هایی که تهیه کاربرگ ها دارد به این شرح هستند:

• مطلع شدن از میزان مانده دفترهای کل
• رسیدگی کردن و اصلاح کردن صورت های مالی
• جمع آوری کردن اطلاعات مالی و حسابی مجموعه ها و سازمان ها در یک فرم مشخص
• اصلاح کردن حساب ها و برطرف کردن خطای آنها
• بروز کردن اطلاعات مالی سازمان
• کم کردن میزان خطای عملیاتی
• جمع آوری و یکپارچه کردن اطلاعات حساب ها قبل از ثبت آنها در دفتر

انواع کاربرگ ها

حال که متوجه شده اید کاربرگ حسابداری چیست و چه مزیت هایی فراهم می کند، خوب است در مورد انواع آن نیز اطلاعاتی بیان شود. انواع کاربرگ های حسابداری به این شرح است:

1- کاربرگ حسابداری اصلی

اطلاعاتی که در کاربرگ اصلی درج شده شامل مواردی چون موجودی حساب صندوق، موجودی حساب تنخواه گردان و موجودی حساب در بانک ها است. این کاربرگ را یکی از مهم ترین سرفصل ها در صورت های مالی می دانند.

2- کاربرگ حسابداری عمومی

حسابداران از این نوع کاربرگ برای انجام برنامه ریزی های مربوط به امور حسابداری استفاده می کنند. از این کاربرگ برای ثبت قراردادهای حسابرسی، یادداشت برخی نکته ها، بودجه بندی زمانی، برنامه ریزی های حسابداری و برخی کارهای عمومی دیگر استفاده می کنند.

3- کاربرگ اصلاحات پیشنهادی

از جمله کاربردهای کاربرگ اصلاحات پیشنهادی، متعادل کردن طبقه بندی است و خوب است بدانید که این نوع کاربرگ را در دفتر صاحب کار ثبت نمی کنند. حسابداران با کمک این نوع کاربرگ می توانند برخی تخلف ها و اشتباهاتی که در صورت های مالی رخ داده است، پیدا کرده و اصلاح کنند.

4- کاربرگ حسابداری نهایی

در کاربرگ حسابداری نهایی، چندین ستون به چشم می خورد. این ستون ها مربوط به مانده حساب های سال جاری و سال قبل، تقسیم کردن طبقه بندی و همین طور اصلاح پیشنهادی هستند. از دیگر اهداف آماده سازی این نوع کاربرگ می توان به کنترل و خلاصه کردن کاربرگ پرونده های مالی اشاره کرد.

5- کاربرگ تجزیه و تحلیل

زمانی که حسابداران می خواهند خلاصه ای از تغییرات صورت گرفته از یک دوره دفتر کل را به دست آورند این نوع کاربرگ را آماده می کنند. از دیگر کاربرد های این نوع کاربرگ می توان به حسابرسی کردن ادوات و تجهیزات، حساب های کم گردش، اموال و دارایی و همین طور حقوق صاحبان سرمایه اشاره کرد.

6- کاربرگ حسابداری تفصیلی

در کاربرگ حسابداری تفصیلی، دارایی ها و بدهی ها درج می شود. این نوع کاربرگ از جمله کاربرگ هایی که به صورت فوری تهیه می شود.

7- کاربرگ صورت مغایرت

همان طوری که از نام کاربرگ صورت مغایرت پیداست از آن برای مشخص و بررسی کردن تضادها و مغایرت هایی که در حساب ها به وجود آمده است استفاده می کنند. برای رسیدگی کردن به حساب های دریافتی و پرداختی، موجود نقدی شرکت، موجودی کالا، تطابق دادن مانده حساب دریافت شده با تاییدیه دریافت شده از مشتری ها و مغایرت هایی که در هر کدام وجود دارد کاربرگ صورت مغایرت را آماده می کنند.

8- کاربرگ های محاسباتی

اطلاعات مربوط به هر یک از حساب های شرکت در کاربرگ محاسباتی ثبت می شود. زمانی که لازم باشد حق بیمه سهم کارفرما بررسی شود، مالیات حقوق محاسبه شود، سود سهام مشخص شود و اسناد مربوط به استهلاک دارایی ها تحت بررسی قرار گیرد این نوع کاربرگ را آماده می کنند.

نحوه محاسبه کردن انواع کاربرگ حسابداری

تهیه کردن کاربرگ ها اهمیت زیادی دارد و یک حسابدار حرفه ای می بایست بتواند از عهده این کار به خوبی برآید. نکته ای که در مورد کاربرگ ها باید ذکر کنیم تعداد ستون های آن است. اینکه تعداد ستون های انواع کاربرگ حسابداری چقدر باشد به اطلاعات هر سازمان و مجموعه بستگی دارد. در ادامه، همه مراحل تهیه کردن کاربرگ حسابداری را بیان کرده ایم:

1. اولین کاری که در تهیه کاربرگ می بایست انجام داد، وارد کردن تراز آزمایشی است. ستون بدهکار و بستانکار در تراز آزمایشی می بایست با هم برابر باشند. در واقع، هدف از تدوین این تراز، بررسی و اثبات برابری این دو است.
2. در قدم بعدی، می بایست صورت اصلاح حساب ها وارد شود. برای این منظور از تراز آزمایشی استفاده می کنند.
3. وارد کردن مانده حساب در ستون تراز آزمایشی اصلاح شده، قدم بعدی در تهیه کاربرگ است. برای هر حساب، مانده حساب را محاسبه می کنند. مانده حساب، بعد از ثبت اصلاحی و انتقال به دفتر کل مشخص می شود.
4. در ادامه، مانده تراز آزمایشی اصلاحی را در ستون مربوط به صورت های مالی و صورت سود و زیاد وارد می کنند.
5. در نهایت نیز ستون های سود و زیان را جمع می کنند و سود و زیان را به دست می آورند.

هر مجموعه، شرکت و یا سازمانی که قصد دارد به فعالیت خود ادامه دهد می بایست با حسابداران همکاری کند. علاقه مندان یا می توانند این رشته را در دانشگاه تحصیل کنند و یا در دوره های مرتبط با حسابداری شرکت کنند. مجموعه کاوش گویا ارقام، یکی از مجموعه هایی است که سابقه زیادی در امر برگزاری دوره های آموزشی دارد.

این مجموعه، با ارائه بهترین و کامل ترین دوره های حسابداری، هر آنچه که لازم است حسابداران بدانند به آنها آموزش می دهد و آنها را به یک حسابدار حرفه ای تبدیل می کند. حتی اگر هیچ چیزی در مورد حسابداری نمی دانید وقت را تلف نکرده و همین الان با کارشناسان ما در این مجموعه تماس بگیرید.

سخن آخر

گفتیم که کاربرگ چیست، چه انواعی دارد و چرا حسابداران خود را ملزم می دانند که کاربرگ ها را تهیه کنند. بهرحال، تهیه کاربرگ نیاز به مهارت و تخصص دارد. هم کسانی که در دانشگاه در رشته حسابداری تحصیل کرده باشند و هم کسانی که دوره حسابداری را در موسسه های آموزشی آزاد گذرانده اند می توانند کاربرگ های حرفه ای و متناسب با شرایط تهیه کرده و از آنها به بهترین نحو استفاده کنند.