کدینگ در حسابداری – انواع و سطوح مختلف شماره‌گذاری

در کسب و کار‌های بزرگ و حتی کوچک حساب‌های مالی زیاد؛ پرتکرار و متنوع هستند. برای ایجاد نظم و شفافیت در این حساب‌ها از کدینگ حسابداری استفاده می‌شود. کدینگ حسابداری تمامی رویداد‌های مالی را به بهترین شکل دسته بندی و کد بندی می‌کند. در این مطلب شرکت کاوش گویای ارقام به دانشجویان رشته حسابداری، مدیران مالی، حسابدران و مدیران کسب و کارها کمک می‌کند تا ابتدا با مفهوم کدینگ حسابداری سپس انواع آن و درنهایت مراحل انجام کدینگ حسابداری آشنا شوند؛ لطفا با ما در این بخش از خدمات حسابداری همراه باشید.

کدینگ حسابداری چیست؟

معنای لغوی کدینگ شماره گذاری است؛ در علم حسابداری به شماره گذاری هر حساب کدینگ حسابداری می‌گویند. طی فرایند کدینگ حسابداری حساب‌ها ابتدا دسته بندی می‌شوند سپس شاخه بندی و درنهایت کد گذاری می شوند. در کدینگ حسابداری هر حساب، شناسایی و در یک دسته معین و مشخص قرار می گیرد و دارای یک سطح و کد مختلف است.

با کدینگ حسابداری دقت و سرعت کار حسابدارن افزایش می یابد و با وجود تراکنش‌های مالی زیاد و متنوع خطای انسانی نیز کم می‌شود. لازم به ذکر است که با توجه به نوع صنعت ممکن است کدینگ را با نام‌های کدینگ حسابداری تولیدی، پیمانکاری، خدماتی و بازرگانی نیز شنیده باشید مفاهیم پایه همگی یکسان است ولی دارای تفاوت هایی نیز هستند در مقالات مربوطه می توانید اطلاعات بیشتری در این زمینه کسب کنید.

مزایای کدینگ حسابداری چیست؟

در سیستم حسابداری کسب و کارهای مختلف اگر از کدینگ حسابداری استفاده نشود، حساب‌های مالی بهم ریخته می شوند و این بی نظمی سبب می‌شود یک حسابداری با مشکلات و چالش هایی رو به رو شود و سرعت و دقت کار آن کاهش یابد در زیر به مهم ترین مزایای کدینگ حسابداری پرداخته‌ایم.

1. گزارش‌گیری سالانه‌ای که برای درون سازمان(مثل هئت مدیره) و برون سازمان (سازمان امور مالیاتی؛ بانکها و تامین اجتماعی ) لازم است تهیه شود با کدینگ حسابداری بسیار راحت‌تر ارائه می شود.
2. با کدینگ حسابداری، حساب‌ و صورت‌های مالی شرکت‌ها آسان‌تر و بهتر شناسایی می‌شوند.
3. با کدینگ حسابداری سرمایه گذارن داخلی و خارجی راحت‌تر و بهتر می توانند رویداد‌های مالی و میزان داریی یک شرکت را بررسی و تحلیل کنند؛ لذا قدرت تصمیم گیری آنها افزایش می‌یابد.
4. اطلاعات مالی یک شرکت با کدینگ حسابداری دسته بندی و سامان دهی می شوند و با این کار، اطلاعات مالی یک دست و در یک فرمت خاصی استاندار سازی می شوند.
5. با تنظیم کدینگ حسابداری بر اساس استاندارهای به روز؛ به راحتی می توان صورت حساب‌های رسمی و قانونی ارائه داد.

انواع کدینگ حسابداری

کدینگ حسابداری دارای 5 نوع است، در زیر به نام آنها اشاره شده است. در ادامه به توضیح هریک می‌پردازیم.

1. کدینگ حفظی یا الفبایی
2. کدینگ سلسه مراتبی
3. کدینگ متوالی
4. کدینگ توده‌ای
5. کدینگ وجهی

کدینگ حفظی یا الفبایی

روش حفظی یا الفبایی ساده ترین و راحترین روش کدینگ حسابداری برای دسته بندی حساب‌ها است در این نوع از کدینگ حسابداری از حروف الفبای فارسی استفاده می‌شود و حرف اول هر حساب به کار می‌رود به طور مثال حساب های پرداختی با کد “ح-پ” دسته بندی می‌شوند.

کدینگ سلسه مراتبی

کدینگ درختی یا سلسله مراتبی رایج‌ترین و پر استفاده ترین روش کدینگ حسابداری است. در روش درختی نظم و دقت بالا است. هر تعداد حسابی که در کسب و کارتان دارید می توانید دسته بندی و کدگذاری کنید و محدودیتی برای تعداد حساب‌ها، کالا‌ها و داده‌ها ندارید.

کدینگ متوالی

نام دیگر این روش پی در پی یا سریالی است. در این روش از کدینگ حسابداری اعداد بصورت پشت سر هم و سریالی به حساب های هر شرکت اختصاص می یابند.

کدینگ توده‌ای

زمانی که یک شرکت قصد دارد در یک دوره مالی از کدینگ حسابداری استفاده کند، کدینگ حسابداری توده‌ای روش مناسبی است و در این روش کدها به یک حساب خاص تعلق دارند.

کدینگ وجهی

در این روش از کدینگ حسابداری، حساب‌ها به صورت گروهی دسته بندی و کد گذاری می شوند. به نوعی در این روش از حروف و عدد استفاده می شود. مثال: گروه یک واحدهای یک شرکت است، گروه دو هزینه‌های آن، گروه سه زیر مجموعه گروه 1 و 2 است.

سطوح کدینگ حسابداری

در حسابداری 4 دسته حساب کلی با نام‌های حساب گروه، کل، معین و تفضیلی داریم. کدینگ درختی معمول ترین نوع کدینگ حسابداری است. در کدینگ حسابداری درختی می توان ریشه های این درخت را حساب گروه، تنه را حساب کل، شاخه ها را حساب معین و برگ‌ها را حساب تفضیلی در نظر گرفت. به نوعی هرچه از حساب‌های گروه به سمت حساب تفضیلی می رویم حساب ها جزئی‌تر و ریز‌تر طبقه بندی می‌شوند. جهت آشنایی بهتر شما با کدینگ حسابداری در ادامه موضوع به دسته های اصلی گروه حساب اشاره خواهیم کرد و یکی از آنها را به عنوان یک نمونه مثال انتخاب می کنیم و توضیحات آن را شرح می دهیم.

گروه حساب‌ها در کدینگ حسابداری

اولین مرحله برای کدینگ حسابداری تعین گروه حساب‌ها است. در این سطح 9 گروه اصلی حساب داریم که به آنها کد یک رقمی تعلق می گیرد به عبارتی دیگر سرفصل‌های اصلی صورت‌های مالی در این سطح قرار دارند و این 9 گروه در همه کسب و کارها یکسان است. مبنای تقسیم بندی و دسته بندی این 9 گروه حساب میزان نقد شوندگی است، یعنی به این ترتیب که ابتدا درایی، بدهی، حقوق صاحبان سهام، درآمد، هزینه و در نهایت حساب‌های انتظامی دسته بندی می‌شوند. در عکس زیر جزئیات ذکر شده است.

نکته: حساب‌های 1 تا 5 برای حساب‌های ترازنامه‌ای، 6 تا 8 برای حساب‌های سود و زیان و 9 هم به بقیه حساب‌ها اختصاص می‌یابد.

حساب کل در کدینگ حسابداری

دومین مرحله از کدینگ حسابداری تفکیک کردن و ریز کردن 9 گروه حساب به حساب کل می‌باشد. این بخش مهم ترین مرحله کدینگ حسابداری محسوب می‌شود به دلیل اینکه در این سطح از کدینگ حسابداری حساب ها حاوی تراز نامه مالی و صورت سود و زیان است و حسابدران برای نوشتن دفاتر قانونی و گزارش گیری از این حساب‌ها استفاده می‌کنند. اعداد و ارقام در این بخش حساس و مهم هستند و باید به گونه‌ای ثبت شوند که گویای وضعیت مالی یک شرکت باشد. اطلاعات این بخش برای سازمان دارایی، بانک‌ها و بقیه ارگان‌های مربوطه اهمیت زیادی دارد.

توضیح عکس: به عنوان مثال از آن 9 گروه حساب، گروه حساب دارایی‌های جاری انتخاب شده است این حساب به 7 حساب دیگر (موجودی نقد و بانک، سرمایه گذاری کوتاه مدت، حسابها و اسناد دریافتنی تجاری، سایر حساب ها و اسناد دریافتنی، موجودی مواد و کالا، سفارشات و پیش پرداختها و سپرده هایمان نزد دیگران) تقسیم می شود، در این مثال موجودی نقد و بانکی و همچنین سرمایه گذاری کوتاه مدت انتخاب شده است. کد حساب کل در موجودی نقد 01 است و به آن کد گروه حساب دارایی‌های جاری نیز اضافه می‌گردد که یک کد سه رقمی 101 است. برای سرمایه گذاری کوتاه مدت نیز به همین شیوه است.

حساب معین در کدینگ حسابداری

سومین مرحله از کدینگ حسابداری تعیین حساب معین است. از این حساب‌ها برای صدور اسناد حسابداری استفاده می شود. ریز کردن و تفکیک کردن حساب ها تا این سطح الزامی است. در این سطح عملکرد واحدهای یک سازمان از نظر مالی محاسبه می‌شود و حساب های بدهکار و بستانکار شناسایی و مشخص می‌شوند، لذا برای تصمیم گیری‌های مدیرتی و پیگیری های مالی از این سطح استفاده می‌گرد در این سطح کد به صورت 4 تا 6 رقمی است.

توضیح عکس: در این مثال مانند عکس قبل موجودی نقد و بانک انتخاب شده است. این حساب به سه حساب دیگر صندوق، بانک‌ها و تنخواه گردان تقسیم و تفکیک می شود. کد گروه 11 ست و کد صندوق 01 است که با هم ترکیب می شوند کد معیین 1101 است.

حساب تفضیلی در کدینگ حسابداری

حساب‌های تفضیلی معمولا برای اشخاص، حساب‌های بانکی، انبار و شرکت ها به کار می روند. در حساب‌های تفضیلی حساب معین بصورت جزئی‌تر و خرد‌تر به زیرشاخه های خود تقسیم می‌شود. دسته بندی تا این سطح سبب می شود حساب‌ها بهتر شناشایی شوند و دسترسی به هر حساب راحت‌تر باشد.

در نرم افزارهای حسابداری حساب های تفضیلی دارای سطح های مختلفی هستند احتمال دارد تا 3 سطح بصورت تفضیلی 1، تفضیلی 2 و تفضیلی 3 نیز ادامه دهند که معمولا در شرکت های بزرگ که کالا و ارقام زیادی دارند ممکن است تا سطح 6 نیز دسته بندی و کدبندی را انجام دهند.

حساب تفضیلی شناور در کدینگ حسابداری

در سطح بندی کدینگ حسابداری مشخص شد که بصورت درختی هر حساب به حساب دیگر ارتباط دارد بطور مثال یک حساب تفضیلی با یک حساب معین و حساب معین با یک حساب کل و حساب کل با یک حساب گروه دیگر پیوند دارد. در حساب تفضیلی شناور یک حساب تفضیلی با حساب‌های معین مختلفی ارتباط دارد.

به طور مثال یک شخص به نام حسین قنبری که دارای یک حساب تفضیلی 5 رقمی است، این شخص می تواند به شرکت بدهکار یا طلبکار باشد یا از شرکت خرید و فروش انجام دهد یا حتی می تواند حساب جاری شرکا داشته باشد، لذا یک حساب تفضیلی با چند حساب معیین درگیر است به این نوع حساب‌ها حساب تفضیلی شناور می‌گویند.

کدینگ حسابداری با استفاده از نرم افزار حسابداری

کدینگ حسابداری در اکسل؛ نرم افزارهای حسابداری و حتی به صورت دستی روی کاغذ قابل انجام است ولی بهترین ابزاری که برای کدینگ حسابداری استفاده می‌ شود نرم افزارهای حسابداری هستند. در نرم افزارهای حسابداری میزان خطای انسانی کاهش می‌یابد و دقت و سرعت کار نیز زیاد می‌شود.

صحبت پایانی

از زمانیکه اولین فعالیت یک کسب و کار شروع می‌شود تا پایان این فعالیت؛ کار کدینگ حسابداری باید انجام شود، با کدینگ حسابداری تمامی رویدادهای مالی بصورت منظم و دقیق دسته بندی و کدگذاری می شوند هر زمانی که لازم به پیگیری یک عملیات مالی باشد به راحتی و دقت زیادی این امر با کدینگ حسابداری انجام پذیر است.

علاوه بر این کلیه عملیات‌های مالی نیز یک پارچه و مبنای یک الگو و فرمت مشخص استاندارد سازی می‌شوند. با توجه به اهمیت این موضوع مشاوران مالی شرکت کاوش گویای ارقام در کنار شما هستند کافی است جهت ارتباط با این مشاوران خبره و کاربلد اقدام کنید و درخصوص کدینگ حسابداری از آنها مشاوره بگیرید.