همانطور که می دانیم شرکت ها و واحدهای کسب و کار به طور معمول اقدام به تهیه و تنظیم اسنادی از قبیل دفتر روزنامه، دفتر معین و دفتر کل، نموده و در فواصل زمانی معین این اسناد را به ادارات کل مالیاتی در سراسر کشور تحویل می دهند.
از آنجایی که تنظیم این دفاتر دارای چارچوب، اصول و ضوابط خاصی است که از سوی سازمان امور مالیاتی تعیین و ابلاغ می گردد، تمامی بنگاه های اقتصادی و شرکت های تجاری ملزم به رعایت این اصول می باشند.
این نوشتار به طور خلاصه قوانین ناظر بر ثبت دفاتر قانونی شرکت ها را به اجمال بررسی نموده است.
قوانین مرتبط با ثبت دفاتر قانونی
مجموعه قوانین مالیاتی در این زمینه بر این اصل مهم تاکید و تصریح دارند که تمامی مودیان مالیاتی اعم از بنگاه های اقتصادی و صاحبان مشاغل مکلف به ارائه دفاتر قانونی طبق اصول زیرند:
• تأیید و پلمپ دفاتر و دفاتر از سوی مسئول ثبت اسناد یا سازمان امور مالیاتی، پیش از ثبت و درج هرگونه عملکرد در این دفاتر.
• پرهیز از استفاده از هرگونه نوشت افزاری که به راحتی از بین رفته و یا پاک می شوند (مانند مداد و نظایر آن) در زمان ثبت دفاتر.
• اختصاص دفتر جداگانه برای ثبت اطلاعات مربوطه در هر سال توسط شرکت ها و بنگاه های اقتصادی. بدیهی است وارد کردن اطلاعات و محاسبات دو سال در یک دفتر (روزنامه یا کل) غیر قانونی است و منجر به باطل شدن دفاتر ثبتی می شود.
• اختصاص یک دفتر واحد برای ثبت تمامی عملکردها و فعالیت های سالانه و یا چند دفتر برای ثبت جداگانه فعالیت های مالی شرکت (هر دو حالت قابل قبول می باشد).
• لزوم ثبت عملیات مالی هر روز در بخش مربوطه در دفاتر طی همان روز.
• لزوم انتقال عملکردهای روزانه که در دفاتر ثبت می گردند به دفتر کل حداکثر طی 15 روز.
• در صورت برخورداری شرکت ها یا بنگاه های اقتصادی از شعب متعدد و چنانچه هر یک از شعب موصوف برای عملیات مالی خود دفاتر قانونی جداگانه ای در اختیار داشته باشند، این شرکت ها موظف اند یک بار در سال اطلاعات دفاتر خود را به دفاتر شعبه اصلی انتقال دهند. بدیهی است در صورتی که شعب موصوف فاقد دفاتر مذکور هستند، موظف اند تمامی عملیات مالی خود را به طور ماهانه در دفاتر روزنامه و دفتر کل شعبه اصلی ثبت نمایند.
• در صورتی که بنگاه های اقتصادی و شرکت ها، عملیات مالی خود را با استفاده از نرم افزار ثبت می کنند، لازم است خلاصه ای از عملکردهای مالی خود را صورت ماهانه به دفتر کل و دفتر روزنامه انتقال دهند.
• چنانچه عدم ثبت عملکردهای مالی در زمان مقرر در دفاتر روزنامه و دفاتر کل به صورت غیر عمدی صورت گرفته باشد، این شرکت ها ظرف مدت 15 روز مجاز به ثبت عملکرد مالی بوده و تا پیش از آن دفاتر قانونی رد نمی شوند.
• ، تأخیر در ثبت دفاتر قانونی در شرکت های تازه تأسیس تا یک ماه پس از تاریخ تأسیس این شرکت ها بلامانع بوده و مشکل قانونی ندارد.
• تمامی فعالیت ها و عملکردهای مالی شرکت می بایست در این دفتر ها ثبت شود.
• شرکت ها موظفند تمامی دفاتر قانونی خود را (هر چند عدد که تکمیل کرده باشند) به اداره مالیاتی ذیربط ارائه دهند و نباید دفتری حذف یا ناپدید گردد.
• ذکر این نکته درخصوص نحوه نگارش اطلاعات عملکردی در این دفاتر ضروری است که برابر ضوابط اعلام شده نویسنده می بایست از حداکثر فضای دفتر استفاده کرده و جای خالی (سفید) در این دفاتر وجود داشته باشد.
• در میان سطرهای دفاتر مذکور نباید موردی ثبت شود.
• ثبت فعالیت ها و عملکردها در این دفاتر باید با دقت تمام و بدون هیچ اشتباهی صورت پذیرد.
• در صورتی که فرایند ثبت دفاتر شرکتی به صورت الکترونیکی انجام شده باشد، نیز ضروت دارد مجددا اطلاعات به روش دستی در دفاتر ثبت شوند.
تبعات عدم ثبت دفاتر قانونی طبق ضوابط اعلام شده
در صورتی که دفاتر ثبت شده با فرمت ها و اصول اعلام شده از سوی سازمان امور مالیاتی کل کشور مغایرت داشته باشد، این دفاتر از سوی آن سازمان رد شده و شرکت نیز بر اساس قوانین و ضوابط مربوطه جریمه خواهد شد.
