یکی از وظایفی که بر عهده تمامی شرکت ها به عنوان اشخاص حقوقی می باشد، اقدام برای ایجاد پرونده مالیاتی و واریز حق تمبر و نیز پرداخت مالیات دو در هزار در واحدهای مربوطه در سازمان امور مالیاتی کشور به فاصله حداکثر دو ماه از تاسیس پرونده فعالیت و یا در زمان افزایش سرمایه، از وظایف تمامی شرکت ها می باشد. در این نوشتار به فرایند و مراحل تشکیل پرونده مالیاتی برای اشخاص حقوقی پرداخته ایم.
ضرورت و اهمیت ایجاد پرونده مالیاتی
طبق مفاد قانون مالیات، تمامی اشخاص حقوقی موظفند اظهار نامه مالیاتی خود را در پایان سال مالی فعالیت به حوزه مالیاتی ذیربط تحویل نمایند خواه مشغول فعالیت باشند و خواه فعالیت اقتصادی نداشته باشند. باید توجه داشت که ارایه اظهار نامه مالیاتی هر شرکت منوط به داشتن پروانه مالیاتی است. در غیر این صورت شرکت موصوف قادر به ارایه اظهار نامه مالیاتی به ادارات مالیاتی نخواهد بود و مشمول جرایم و اقداماتی تنبیهی خواهد بود.
مدارک مورد نیاز برای تشکیل پرونده:
• اصل و رونوشت همه اسناد شرکت (شرکت نامه، روزنامه رسمی، مهر شرکت و…).
• اصل و رونوشت پایانی ترین تغییرات در روزنامه رسمی (اگر تغییری رخ داده باشد).
• اصل و رونوشت اسناد شناسایی همه اعضای شرکت.
• تکمیل دفترچه مربوط به مشخصات شناسایی اشخاص حقوقی.
• واریز فیش مربوط به پرداخت دو در هزاری سرمایه اولیه شرکت.
• ارایه قبوض آب، برق، گاز و تلفن شرکت.
• ارایه اسناد مربوط به مالکیت و اجاره نامه دفتر شرکت.
• اخذ گواهی مربوط به امضاء توسط مالکان امضاء حقوقی در محل دفترخانه رسمی اسناد.
• وکالت نامه از جانب شرکت (در صورت عدم حضور مدیرعامل).
مدت زمانی که ایجاد پرونده مالیاتی:
برابر اعلام مراجع ذیربط، تشکیل پرونده طی هفت روز کاری و دریافت شماره اقتصادی حداکثر ظرف دو الی سه هفته صاجام خواد شد.
مدارک لازم اخذ کد اقتصادی:
• عکس گواهی ثبت نام اداره امور مالیات.
• عکس و البته اصل آخرین فیش تلفن محل فعالیت.
• عکس از گواهی مربوط به شماره شناسایی افراد حقوقی.
• کپی و اصل پایانی ترین تغییرات روزنامه رسمی.
• کپی و اصل آگهی روزنامه.
• کپی کارت بازرگانی فرد حقوقی (اگر وجود داشته باشد).
• کپی از مجوز فعالیت یا پروانه.
• کپی وکالت نامه.
• اسناد مرتبط به مالکیت یا اجاره نامه محل فعالیت.
• گواهی مرتبط به اموری مثل امضاء محضری برای مالکان حق امضاء.
نکات مهم:
• اجاره نامه شرکت می بایست در دفاتر املاک ثبت و دارای کد رهگیری به صورت اینترنتی بوده و یا در دفاتر اسناد رسمی تنظیم و منعقد شده باشد.
• ارایه اجاره نامه به نام شرکت حتی در صورتی که محل فعالیت، محل زندگی مدیرعامل بوده و یا شرکت به صورت خانوادگی تاسیس و اداره شود نیز الزامی است.
• لازم است کارت ویزیت مربوط به دفتر املاکی که در آن اجاره نامه تنظیم شده است، به ضمیمه قرارداد اجاره ارایه گردد.
سایر نکات ضروری در موضوع ایجاد پرونده مالیاتی:
• در زمان ایجاد پرونده مالیاتی حتما از صحت آدرس محل دفتر شرکت اطمینان حاصل نمایید. زیرا همانطور که تاکید گردید ایجاد پرونده مستلزم ارایه اجاره نامه و اسناد مربوط به مالکیت با نام شرکت بوده و برای بررسی صحت آدرس اعلام شده، واحدهای مالیاتی اقدام به بازدید حضوری خواهند کرد.
• درصورتی که شرکتی جدیدا تاسیس شده و یا هیچ گونه فعالیتی نداشته باشد، لازم است عدم فعالیت خود را اعلام نماید. در این زمینه (اعلام عدم فعالیت) نیز تشکیل پرونده در ادارات مالیاتی ضروری است.
• در صورتی که بین تاسیس شرکت و ایجاد پرونده بیش از یک سال فاصله ایجاد شده باشد لازم است دلایل و توضیحات لازم درخصوص علت عدم ایجاد پرونده از سوی شرکت به اداره مالیاتی تقدیم گردد.
